2024.10.31 2024.11.03

お問い合わせの自動応答メールの作成方法を解説【ブログ開設までの道のり】

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こんにちは、白くまコージです！

Webサイト上でお問い合わせを送った際に自動応答のメールが返ってこなかったら「あれ、本当にちゃんと送れたのかな…」と不安になりませんか？

自分の運営するWebサイトにお問い合わせフォームを設置するのであれば、自動応答メールの設定をしましょう。

今回はお問い合わせの自動応答メールの作成方法を解説します。

お問い合わせをした際に自動応答メールが返ってくれば、読者は「ちゃんと問い合わせが送れたんだな」と安心することができます。

Contact Form 7の機能を使えば、すぐに自動応答メールを作成可能です。

本記事では、Contact Form 7で作成したお問い合わせフォームに問い合わせがあった際に、自動応答のメールを送信する方法を丁寧に解説していきます。

自動応答メールを作成して、読者の満足度を上げていきましょう。

なお、まだお問い合わせフォームを設置していないという人は、こちらの記事で解説しているので、チェックしてみてください。

お問い合わせの自動応答メールとは

お問い合わせの自動応答メールとは、サイトのお問い合わせフォームから読者が問い合わせを送信した際に、読者に対してお問い合わせを受け付けたことを知らせるために自動で返信されるメールのことです。

みなさんもお問い合わせに限らず、Webサイト上で何かの手続きをした際に「システムからの自動応答です」といったメッセージが記載されたメールを受け取ったことがあるのではないでしょうか。

自動応答メールを送信することで、お問い合わせを送信した読者に安心感を与えることができます。お問い合わせを送信したのに何も応答がなかった場合「本当にちゃんと送信できたのかな？」と不安になってしまう可能性があります。

自動応答メールを受け取ることで、読者は「確かに自分の問い合わせは受け付けてもらえた」と確認することができます。

お問い合わせをしてくれた読者を不安にさせないためにも、お問い合わせフォームの自動応答メールを作成しましょう。

お問い合わせの自動応答メールの作成方法を解説します。

ここで紹介する手順は「Contact Form 7」によるお問い合わせフォームが設置済みであることを前提としています。

まだお問い合わせフォームが作成できていない人は、まずはこちらのページを参考に設定してみてください。

WordPressの管理画面にログインし、サイドメニューの「お問い合わせ」→「コンタクトフォーム」を選択します。

自動応答メール作成対象のコンタクトフォームを選択します。

「メール」パネルを選択します。

ここで最初に表示されるメール設定は、お問い合わせがあったことをWordPressの管理者に知らせるための送信メール設定です。

「メール」パネルの最下部にある「メール (2) を使用」のチェックボックスにチェックを入れます。

そうすると、もう一つメール設定が表示されるため、これを自動応答メール用に編集します。

メールの設定に特に決まりはないため、ここは自分が送信したい内容に合わせて編集しましょう。

編集の際のポイントを以下に示しますので参考にしてみてください。

自動応答メールの編集ポイント

送信先：[your-email] 固定（お問い合わせをしてきた読者が入力したメールアドレス）
送信元：自動応答専用のメールアドレスがあれば、それを設定しましょう。メールアドレスとしては、以下のようなものが候補です。
- info@<ドメイン>：代表メールアドレスとして一般的
- no-reply@<ドメイン>：送信専用メールアドレスとして一般的
題名：お問い合わせを受けて送信したことがわかる内容としましょう。またサイト名も含めると、どこから送信されたものか明確になります。
（例：<サイト名>へのお問い合わせありがとうございます）
メッセージ本文：次に示す内容が含まれているとよいでしょう。
- 自動応答のメールだとわかるメッセージ
- お問い合わせを受け付けたことがわかるメッセージ
- 返信にかかる日数の目安
- お問い合わせフォームへの入力内容